¿Cómo crear una lista de distribución en Net4Email?

En este tutorial, vamos a ver cómo crear una lista de distribución.

Primero quiero explicar ¿qué es una lista de distribución?.

Las listas, son para facilitar el envío de correos, imagine que todas las semanas debe enviar un reporte a varios administradores, otro a los socios, y debe escribir esas direcciones de correo cada vez que va a enviar los correos, eso puede ser una pérdida de tiempo y bastante molesto. Para facilitar ese trabajo se crearon las listas.

También pueden ser listas de clientes por ejemplo.

Pero surje una duda, si yo creo una lista clientes@midominio.co por ejemplo, y esa lista le va a llegar a todos mis clientes, cualquier persona que conozca la lista, podrá enviar un correo allí. ¿No es peligroso?

Si efectivamente esa es una duda recurrente, pero las listas tienen un moderador, es la persona autorizada a enviar a esa lista.

Y es una diferencia con los alias, los alias no tienen moderador, cualquier persona puede escribir allí. El alias sólo se puede limitar por ejemplo a que personas del mismo dominio puedan escribir a esa dirección o cualquiera.

Otra pregunta recurrente es, al crear una lista, ¿funcionaría como un buzón?.

No, el buzón puede enviar correos y recibe correos. Pero las listas sólo sirven para enviar correos a un grupo de personas, por lo tanto no se almacena eso en un buzón.

Ahora, vamos a crear la lista, para ello debe iniciar sesión en su webmail de Net4Email:

Nota importante:

Esta funcionalidad para la creación de listas, sólo está habilitada para los administradores del dominio.

Si usted tiene Net4Email y desea ser administrador del dominio, sólo debe abrir un ticket de soporte para solicitarlo.

Luego de iniciar sesión como administrador del dominio, ubique en la parte superior el icono:

Luego le mostrará tres columnas, los usuarios, los alias y las listas de correos, haga click en las listas:

Luego haga click en nuevo:

Y le mostrará una ventana similar a esta:

En la dirección de la lista, usted va a escribir el correo o la dirección de correo que se va a crear nueva, pero no debe escribir el dominio. Ejemplo:

clientes

Luego de eso, si usted desea que aparezca esa dirección en la lista global de direcciones, deja tildada la opción:

Sino, la destilda.

Luego debe agregar qué cuentas de correo, van a pertener a "clientes" y para ello debe hacer click en "Suscriptores":

Y luego en Nuevo:

Y le muestra esta ventana:

Allí escriba linea por línea cada uno de las cuentas de correos que van a pertenecer, aquí si es necesario que escriba el correo completo con @midominio.co.

Ejemplo, supongamos que vamos a agregar a un cliente que tiene cuenta de correo gmail, entonces escribimos:

juanperez@gmail.com

Al finalizar sólo debe hacer click en "Guardar".

Y para regresar al menú de opciones, debe hacer click en "Opciones":

Luego puede configurar las opciones de cómo desea que se vean los correos electrónicos a cada destinatario.

Si desea que en la dirección "De" aparezca la dirección de la lista "clientes" o puede mostrar su dirección, debe entonces hacer click en:

Y luego debe elegir la opción que más le convenga:

De igual forma puede configurar también el "Para":

Según las normas CAM-SPAM, cuando usted agregue cuentas externas de clientes, proveedores, etc, es importante permitirle a las personas incluirse voluntariamente en la lista, así como también permitirle salirse de las listas, para ello puede configurar estas opciones:

Adicionalmente, usted puede cambiar quien está habilitado a escribir en esta lista, puede incluir contraseña y quienes pueden ser los autores, para ello configura estas opciones:

Usted puede personalizar los correos, para que utilicen el nombre de cada persona en la lista y que sea como un correo personal.

De esta forma, no debe enviar uno a uno cada correo, con el saludo del nombre en el correo, sino que crea un campo personalizado llamado nombre por ejemplo y al escribir su correo debe tener la etiqueta:

"Hola #nombre#, espero se encuentre bien"

Net4Email tomará la etiqueta #nombre# y la va a reemplazar por el nombre del usuario.

Nota importante:

El sistema, no sabe el nombre del cliente, para ello usted debe llenar uno a uno, cuáles son los nombres de los clientes en la lista:

Para crear un campo personalizado, vamos a la opción "campos personalizados":

Y luego en:

Supongamos que vamos a agregar el campo "Nombre", entonces debemos escribir "Nombre" en la casilla, de esta forma:

Y guardamos.

Luego debemos agregar los nombres de cada uno de nuestros "Suscriptores", entonces vamos:

Y nos mostrará las cuentas de correo así:

Le hacemos click en la cuenta de correo y luego agregamos el nombre aquí:

Quedando así:

Ya luego cuando vaya a escribir su correo electrónico, sólo debe incluir la etiqueta #Nombre# y Net4Email la reemplazará por cada uno de los nombres de los suscriptores.

Nota importante:

Es sensible a mayúsculas y minúsculas, por lo tanto, debe escribir la etiqueta exactamente igual a como la creó en el campo personalizado. Si hay un pequeño error en una sola letra, no funcionará.

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